Assurer l'archivage réglementaire de l'entreprise.
Gérer les documents tout au long de leur cycle de vie.
Les logiciels de gestion documentaire ( GED ) et la gestion de projet sont des outils performants et incontournables de nos jours dès lors qu’il s’agit de permettre aux collaborateurs de travailler en équipe.
Nos solutions facilitent grandement la prise en main, puisqu’ils se pilotent comme un simple site Internet, ne nécessitent pas d’installation sur l’ordinateur de l’utilisateur, et sont accessibles de n’importe quel endroit par un simple navigateur Internet…
Néanmoins, si l’objectif d’une gestion documentaire pour les utilisateurs reste la faculté de retrouver et partager facilement les documents, il est nécessaire d’avoir une méthodologie de classement des documents qui corresponde aux métiers ou aux préoccupations et contextes de l’entreprise.
Le logiciel de gestion documentaire ( GED ou GEIDE en français ) ne doit plus seulement être un lieu de stockage de documents, mais bien une base vivante des documents, qui permet l’interaction entre les différents acteurs : communication, formulation d’avis, évaluation des intérêts et besoins…
Les demandes, suivant les services, peuvent être radicalement différents et pourtant, avec un peu d’expérience, il est tout à fait possible de retrouver des modèles théoriques et des méthodes d'organisation qui permettent d'utiliser de façon très efficace le même outil de gestion documentaire pour la totalité des préoccupations.
Nous pouvons vous faire gagner un temps précieux et augmenter encore votre retour sur investissement en vous transmettant notre expertise et notre expérience quant au domaine de la gestion des flux d’informations de l’entreprise.
Nous pouvons réaliser avec vos services :
Notre objectif : devenir partenaire de votre projet de gestion documentaire.
Les entreprises ne sont pas les seules concernées par la mise en place d'une GED. Les associations et les collectivités locales peuvent y trouver un intérêt à la mesure du volume documentaire circulant, qu'on sait important dans les administrations. Les bibliothèques peuvent notamment en bénéficier comme le montre cet exemple.
Maîtres d’œuvre, Bureaux d’études, Coordinateurs chantier : La maitrise des projets en temps réel par la gestion documentaire dédiée (GED, Geide) et le travail collaboratif (Workflow, Knowledge).
L'organisation des flux d'information et la gestion des documents se sont imposées aux entreprises et sont dorénavant indispensables et stratégiques pour l'entreprise. Nous avons élaboré une gestion documentaire collaborative (GED et workflow intégrés en mode full Web) pour aider tout type d'entreprise ou de collectivité dans cette démarche. La GED permet d’organiser, de rechercher et de diffuser tous types d'informations et de documents en interne ou en externe par un simple navigateur internet.
L’objectif déclaré de la GED est de permettre une amélioration rapide, durable et immédiatement rentable sur la gestion documentaire dédiée :
Qui traite métier par métier.
Qui renforce le travail collaboratif entre les acteurs pour un retour sur investissement significatif, tant sur les coûts directs que sur les coûts induits.
Force est de constater que :
De plus en plus d’entreprises doivent avoir la faculté de communiquer rapidement sur des projets qui comportent des quantités de plus en plus importantes de documents.
Les intervenants d’un projet ne sont plus seulement des Acteurs, mais dans une certaine mesure, ils deviennent Auteurs de l’information.
Outre que le retour sur investissement est évident dès lors qu’il s’agit de permettre aux différents intervenants distants d’un même projet de travailler ensemble, sur une base documentaire centralisée et toujours à jour, il s’agit bien d’organiser l’information et la documentation (PV, rapports, notes, procédures, courriers, mails, plans, schémas, documentations techniques, photos, ...) sur un support unique, directement accessible et facilement contrôlable.
Ce qui permet :
Est-il encore nécessaire de rappeler qu’à notre époque, plus de 95 % de l’information (plans CAD, traitements de textes Word ou OpenOffice, Tableurs,…) est nativement électronique ?
Il est nécessaire d'améliorer l'organisation et le traitement de l’information avec une solution adaptée.
C’est ce que permet la GED, En vous proposant une gestion centralisée des documents, accessible d’où que vous soyez, par un simple navigateur internet.
Augmenter la compétitivité de l'entreprise par une gestion collaborative des projets et des procédures. il s'agit d'un gisement de plus de 40% de gains...
Les Principaux avantages d'une gestion de document qui intègre un workflow en mode fullweb :
un logiciel de collaboration qui s'adapte à vos projets, de la simple collaboration de travail sur un document ou d'une gestion complète QSE intégrant des processus de validation. Il peut vous apporter une solution de gestion collaborative qui structure le travail de vos équipes : Réunir les équipes, les outils et les documents Les équipes, internes ou externes, travaillent sur un même projet ou à partir d'une source documentaire.
Mais elles sont souvent confrontées à un problème récurrent : elles ne sont pas toujours sur le même site pour travailler, les documents sont éclatés en divers endroits, y compris sur les postes des utilisateurs eux-mêmes.
L'objectif est donc de centraliser le projet au travers une gestion collaborative accessible d'où que l'on soit:
La Qualité et les TIC : Convergence sur le gestion documentaire ( Ged ).
La gestion documentaire (GED, ou Geide en français) est un atout fondamental pour la gestion de la qualité des PME.
La mise en place de procédures adaptées est dorénavant extrêmement simple à réaliser par les technologies d'aujourd'hui : Le logiciel de gestion documentaire qualité répond aux exigences :
Les manuels qualité évoluent rapidement et sont encore trop souvent restitués aux collaborateurs sous forme papier, voir de classeur tout droit sorti d'un imprimeur. Pour autant, ces documents sont rapidement obsolètes et nécessitent des remaniements.
Certains collaborateurs puisent des fiches dans les classeurs tout en oubliant de les restituer, passée leur intervention. Le document de référence devient alors rapidement « non conforme ».
La gestion documentaire ( GED ), associée au workflow devient le garant d'une bonne gestion du service qualité. Elle évite les dérives, et elle certifie que vos collaborateurs accèdent rapidement et facilement à la bonne version.
Par ailleurs, la gestion documentaire est associée à une procédure de validation qui vous permet d'organiser la communication qualité et d'impliquer vos collaborateurs par la possibilité qu'offre l'interface de gestion :
La démarche qualité implique la maîtrise des documents, la gestion des versions et le traitement de l'historique.
La Gestion Électronique de Document (GED) associée à la notion de travail collaboratif est l'outil idéal pour diffuser vos documents qualité et sécurité auprès de l'ensemble de vos collaborateurs.
Il s'agit d'une solution de gestion documentaire en mode FullWeb.
Ce qui sous entend, que l’information est centralisée sur un serveur, et accessible directement par un navigateur Internet de base, généralement IE, Chrome ou Firefox.
De fait, la mise en place d'une GED dans l'entreprise ne nécessite aucune installation sur les postes locaux des différents utilisateurs, ce qui facilite d’autant son déploiement.
la gestion documentaire est native Web 2.0, et s’utilise comme un simple site Internet / Intranet, à la différence près, qu’en réalité, il s’agit d’une plate forme de gestion complète.
Notre choix, validé par nos utilisateurs, est de démocratiser l’emploi des solutions de gestion complexes au travers des masques immédiatement identifiables par ses utilisateurs, à l’instar des logiciels en « boite » rébarbatifs, qui nécessitent souvent une formation laborieuse pour une utilisation qui réclamerait au contraire, un maximum de fluidité.
Mais la technologie ne vaut que par l’intelligence qu’on lui donne :
D’ordinaire, il est admis que l’emploi des logiciels est soumis à un quota d’utilisateurs en fonction d’un package acheté, voir même, limité par des clés uniques pour chaque utilisateur.
Cet état de fait va à l’encontre de toute logique de partage & de pérennité de l’information au sein de l’entreprise.
La réponse naturelle est donc de laisser l’entreprise libre quant à l’attribution des droits d’accès et la déclaration des profils utilisateurs, sans que cela influence en quoique ce soit les budgets de l’entreprise.
L’objectif unique de la GED est de favoriser le travail collaboratif et le partage des connaissances de l’entreprise, en prenant également la décision de ne pas limiter le nombre d’utilisateurs !
Logique dans notre démarche, nous pouvons intervenir en temps réel comme support, en assistance à l’utilisateur ou en Web formation en utilisant la technologie d’aujourd’hui :la Web conférence.
Dans ce cas, par une simple page web, le client peut profiter directement d’une formation à distance.
Installez-vous, et si vous avez un vidéo projecteur, profitez de la classe en live.
Pour recevoir des informations ou devis sur une GED adaptée à votre entreprise, merci de remplir le petit formulaire ci-dessous:
gestion-documentaire.net