Optimisez votre gestion documentaire

Assurer l'archivage réglementaire de l'entreprise.

Gérer les documents tout au long de leur cycle de vie.

Mise en place d'une stratégie de gestion documentaire dans l'entreprise.


gestion en ligne

Les logiciels de gestion documentaire ( GED ) et la gestion de projet sont des outils performants et incontournables de nos jours dès lors qu’il s’agit de permettre aux collaborateurs de travailler en équipe.

Nos solutions facilitent grandement la prise en main, puisqu’ils se pilotent comme un simple site Internet, ne nécessitent pas d’installation sur l’ordinateur de l’utilisateur, et sont accessibles de n’importe quel endroit par un simple navigateur Internet…

Néanmoins, si l’objectif d’une gestion documentaire pour les utilisateurs reste la faculté de retrouver et partager facilement les documents, il est nécessaire d’avoir une méthodologie de classement des documents qui corresponde aux métiers ou aux préoccupations et contextes de l’entreprise.

Le logiciel de gestion documentaire ( GED ou GEIDE en français ) ne doit plus seulement être un lieu de stockage de documents, mais bien une base vivante des documents, qui permet l’interaction entre les différents acteurs : communication, formulation d’avis, évaluation des intérêts et besoins…

Les demandes, suivant les services, peuvent être radicalement différents et pourtant, avec un peu d’expérience, il est tout à fait possible de retrouver des modèles théoriques et des méthodes d'organisation qui permettent d'utiliser de façon très efficace le même outil de gestion documentaire pour la totalité des préoccupations.

Nous pouvons vous faire gagner un temps précieux et augmenter encore votre retour sur investissement en vous transmettant notre expertise et notre expérience quant au domaine de la gestion des flux d’informations de l’entreprise.

Nous pouvons réaliser avec vos services :

  • Un diagnostic de l’état actuel de votre gestion documentaire.
  • Un diagnostic sur la performance des collaborateurs vis-à-vis de l’outil informatique.
  • Une mise à niveau des utilisateurs de l’informatique.
  • Un accompagnement au changement.
  • Un audit des besoins, pour évaluer la pertinence et la montée en charge.
  • Une proposition méthodologique de votre gestion documentaire.
  • Si besoin est, une proposition d’adaptation de notre moteur de GED spécifique pour correspondre à votre environnement.

Notre objectif : devenir partenaire de votre projet de gestion documentaire.

Les entreprises ne sont pas les seules concernées par la mise en place d'une GED. Les associations et les collectivités locales peuvent y trouver un intérêt à la mesure du volume documentaire circulant, qu'on sait important dans les administrations. Les bibliothèques peuvent notamment en bénéficier comme le montre cet exemple.

archivage

Gestion de projets :

Maîtres d’œuvre, Bureaux d’études, Coordinateurs chantier : La maitrise des projets en temps réel par la gestion documentaire dédiée (GED, Geide) et le travail collaboratif (Workflow, Knowledge).

L'organisation des flux d'information et la gestion des documents se sont imposées aux entreprises et sont dorénavant indispensables et stratégiques pour l'entreprise. Nous avons élaboré une gestion documentaire collaborative (GED et workflow intégrés en mode full Web) pour aider tout type d'entreprise ou de collectivité dans cette démarche. La GED permet d’organiser, de rechercher et de diffuser tous types d'informations et de documents en interne ou en externe par un simple navigateur internet.

L’objectif déclaré de la GED est de permettre une amélioration rapide, durable et immédiatement rentable sur la gestion documentaire dédiée :

Qui traite métier par métier.

Qui renforce le travail collaboratif entre les acteurs pour un retour sur investissement significatif, tant sur les coûts directs que sur les coûts induits.

Force est de constater que :

De plus en plus d’entreprises doivent avoir la faculté de communiquer rapidement sur des projets qui comportent des quantités de plus en plus importantes de documents.

Les intervenants d’un projet ne sont plus seulement des Acteurs, mais dans une certaine mesure, ils deviennent Auteurs de l’information.

Outre que le retour sur investissement est évident dès lors qu’il s’agit de permettre aux différents intervenants distants d’un même projet de travailler ensemble, sur une base documentaire centralisée et toujours à jour, il s’agit bien d’organiser l’information et la documentation (PV, rapports, notes, procédures, courriers, mails, plans, schémas, documentations techniques, photos, ...) sur un support unique, directement accessible et facilement contrôlable.

Ce qui permet :

  • Une maîtrise des risques (suppression de la redondance de l’information).
  • Une réduction des temps de latence quant à la transmission de celle-ci.

Est-il encore nécessaire de rappeler qu’à notre époque, plus de 95 % de l’information (plans CAD, traitements de textes Word ou OpenOffice, Tableurs,…) est nativement électronique ?

Il est nécessaire d'améliorer l'organisation et le traitement de l’information avec une solution adaptée.

C’est ce que permet la GED, En vous proposant une gestion centralisée des documents, accessible d’où que vous soyez, par un simple navigateur internet.


Pôle de compétitivité


Augmenter la compétitivité de l'entreprise par une gestion collaborative des projets et des procédures. il s'agit d'un gisement de plus de 40% de gains...

Les Principaux avantages d'une gestion de document qui intègre un workflow en mode fullweb :

un logiciel de collaboration qui s'adapte à vos projets, de la simple collaboration de travail sur un document ou d'une gestion complète QSE intégrant des processus de validation. Il peut vous apporter une solution de gestion collaborative qui structure le travail de vos équipes : Réunir les équipes, les outils et les documents Les équipes, internes ou externes, travaillent sur un même projet ou à partir d'une source documentaire.

Mais elles sont souvent confrontées à un problème récurrent : elles ne sont pas toujours sur le même site pour travailler, les documents sont éclatés en divers endroits, y compris sur les postes des utilisateurs eux-mêmes.

L'objectif est donc de centraliser le projet au travers une gestion collaborative accessible d'où que l'on soit:

  • Collaborer avec ses collègues, partenaires et clients, avec un seul outil.
  • Rester connecté ! la plate-forme collaborative permet par un simple navigateur internet d'accéder aux documents, d'échanger des informations, de gérer la correspondance, d'annoter des documents, de participer aux forums, ...

La Qualité et les TIC : Convergence sur le gestion documentaire ( Ged ).

La gestion documentaire (GED, ou Geide en français) est un atout fondamental pour la gestion de la qualité des PME.

La mise en place de procédures adaptées est dorénavant extrêmement simple à réaliser par les technologies d'aujourd'hui : Le logiciel de gestion documentaire qualité répond aux exigences :

  • En centralisant les documents essentiels à l’entreprise, et en les restituant de façon simple et compréhensible, immédiatement accessibles à l’ensemble des collaborateurs, tout en respectant les droits associés.
  • Raccourcir la pocédure de diffusion et permettre aux intervenants d'avoir accès aux bonnes informations sont les défis de la gestion documentaire et les défis de la gestion de la qualité.
  • Réduire les coûts de publication et de transmission des documents tout en augmentant la qualité ? Possible !

Les manuels qualité évoluent rapidement et sont encore trop souvent restitués aux collaborateurs sous forme papier, voir de classeur tout droit sorti d'un imprimeur. Pour autant, ces documents sont rapidement obsolètes et nécessitent des remaniements.

Certains collaborateurs puisent des fiches dans les classeurs tout en oubliant de les restituer, passée leur intervention. Le document de référence devient alors rapidement « non conforme ».

La gestion documentaire ( GED ), associée au workflow devient le garant d'une bonne gestion du service qualité. Elle évite les dérives, et elle certifie que vos collaborateurs accèdent rapidement et facilement à la bonne version.

Par ailleurs, la gestion documentaire est associée à une procédure de validation qui vous permet d'organiser la communication qualité et d'impliquer vos collaborateurs par la possibilité qu'offre l'interface de gestion :

  • Possibilité d'apposition de notes (critiques vis-à-vis du document, demandes de précision, idées correctives, ...)
  • Possibilité de joindre immédiatement son auteur par une messagerie interne.
  • Possibilité de gérer les variantes du document.
  • Possibilité de joindre une notice au document respectif.
  • Possibilité d'alerte mail.
  • Accessible avec votre navigateur internet préféré, de n'importe où...

La démarche qualité implique la maîtrise des documents, la gestion des versions et le traitement de l'historique.

La Gestion Électronique de Document (GED) associée à la notion de travail collaboratif est l'outil idéal pour diffuser vos documents qualité et sécurité auprès de l'ensemble de vos collaborateurs.


Principe d'une mise en place d'une GED en mode SaaS (Software as a Service).

Software :

Il s'agit d'une solution de gestion documentaire en mode FullWeb.

Ce qui sous entend, que l’information est centralisée sur un serveur, et accessible directement par un navigateur Internet de base, généralement IE, Chrome ou Firefox.

De fait, la mise en place d'une GED dans l'entreprise ne nécessite aucune installation sur les postes locaux des différents utilisateurs, ce qui facilite d’autant son déploiement.

la gestion documentaire est native Web 2.0, et s’utilise comme un simple site Internet / Intranet, à la différence près, qu’en réalité, il s’agit d’une plate forme de gestion complète.

Notre choix, validé par nos utilisateurs, est de démocratiser l’emploi des solutions de gestion complexes au travers des masques immédiatement identifiables par ses utilisateurs, à l’instar des logiciels en « boite » rébarbatifs, qui nécessitent souvent une formation laborieuse pour une utilisation qui réclamerait au contraire, un maximum de fluidité.

As a Service :

Mais la technologie ne vaut que par l’intelligence qu’on lui donne :

D’ordinaire, il est admis que l’emploi des logiciels est soumis à un quota d’utilisateurs en fonction d’un package acheté, voir même, limité par des clés uniques pour chaque utilisateur.

Cet état de fait va à l’encontre de toute logique de partage & de pérennité de l’information au sein de l’entreprise.

La réponse naturelle est donc de laisser l’entreprise libre quant à l’attribution des droits d’accès et la déclaration des profils utilisateurs, sans que cela influence en quoique ce soit les budgets de l’entreprise.

L’objectif unique de la GED est de favoriser le travail collaboratif et le partage des connaissances de l’entreprise, en prenant également la décision de ne pas limiter le nombre d’utilisateurs !

Logique dans notre démarche, nous pouvons intervenir en temps réel comme support, en assistance à l’utilisateur ou en Web formation en utilisant la technologie d’aujourd’hui :la Web conférence.

Dans ce cas, par une simple page web, le client peut profiter directement d’une formation à distance.

Installez-vous, et si vous avez un vidéo projecteur, profitez de la classe en live.


Fonctionnalités du logiciel de GED et travail collaboratif.

documents

Gestion des documents

  • Émission de documents par l'interface de gestion
  • Téléchargement des documents sélectionnés en 1 opération
  • Gestion des versions des documents
  • Gestion des annotations sur les documents
  • Gestion des fichiers joints aux documents (ex: notice)
  • Gestion de la validité des documents
  • Transfert de documents vers d'autres dossiers de classement
  • Importation de documents photographiques ou vidéos
  • Gestion de salles privées
  • Messagerie automatique vers le propriétaire du document
  • Gestion des logs
  • Gestion de transfert de documents vers un contact
  • Gestion de formulaires d'enquête des besoins utilisateurs
  • Gestion des cotations de pertinence des documents

Gestion Collaborative

  • Forum interne multi-salles (discussion ouverte - dépôts de questions / réponses)
  • Chat (discussion en temps réel)
  • Indicateur de présence des utilisateurs connectés et liste
  • Édition directe et accès aux pages de news
  • Notifications des événements par mail
  • Listing des nouveautés dans le compte utilisateur
  • Espace annuaire des entreprises et intervenants pour un projet.

Gestion sécurité et droits

  • Gestion des profils (création de types)
  • Administration des droits par dossiers
  • Administration des droits par document
  • Accès des utilisateurs par identification et mot de passe sécurisé
  • Sauvegarde des données quotidienne
  • Possibilité de connexions avec certificat SSL
  • Purge des documents périmés suivant des droits d'administration

Personnalisation de l'espace de travail

  • Reprise de charte graphique de lentreprise (design de l'interface)
  • Adresse web dédiée (du type : http://nom_entreprise.com/nom_dossier/)
  • Intégration à l'intranet de l'entreprise
  • Choix de langage
  • Administration de terminologie "métier" pour la classification
  • Création et administration d'espace multi-projets / multi populations

Gestion des Projets

  • Création de comptes Projet
  • Agenda des actions
  • Espace des comptes rendus et des avancements

Contact

Pour recevoir des informations ou devis sur une GED adaptée à votre entreprise, merci de remplir le petit formulaire ci-dessous:

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